Статті

Об особенностях корпоративных мероприятий в выставочных павильонах

О новогодних корпоративных мероприятиях, трендах и особенностях их подготовки, а также преимуществах выставочных площадок, мы попросили рассказать Сергея Черного, руководителя ивент-компании «BMС Promo» во время встречи в «КиевЭкспоПлазе».

- Организаторам каких мероприятий стоит задумываться о таких локациях, как экспоцентр?
- Для небольшого мероприятия (на 50 чел.) подобрать локацию не составляет труда: рестораны, ночные клубы и прочие площадки подойдут отлично. Выбрать место для размещения более 100 человек на одном этаже уже сложнее. А если речь идет о количестве 200 и более человек - выбор сужается до пальцев одной руки. Если Вы планируете ивент на 300-500 человек, а концепция предусматривает банкетную рассадку - здесь уже стоит рассматривать нестандартные локации, выставочные площадки идеально подходят для воплощения необходимой концепции мероприятия с комфортным размещением гостей, сцены, танц-пола.

- Какие преимущества у выставочных центров для проведения мероприятий?
- Выставочные центры привлекательны для ивенторов приемлемой ценой, развитой инфраструктурой и коммуникациями, а также опытом приема таких мероприятий. Выставочные площадки можно делить на необходимое количество квадратных метров. Высота потолков позволяет разместить звуковые и световые эффекты на повесах, а также включить в программу воздушных гимнастов. На выставочных площадках в качестве декораций можно применять разные конструктивны: на входной зоне можно размещать светящиеся трубы, ледяную новогоднюю елку в холле, подвес декораций и дизайнерских решений, что невозможно в столичных концерт-холлах и других локациях. Выставочные площадки идеальны для проведения презентаций новых продуктов, например, автомобильных компаний, тематических вечеринок, корпоративов, концертов, дискотек, тим-билдингов, конференций крупных сетевых компаний, спортивных событий, культурных государственных, инициативных и частных мероприятий.

- С чего начинается ивент?
- В том случае, если руководитель компании понимает, что пришло время выходить на новый уровень, либо наступила памятная дата в истории компании. После этого начинается подбор подрядчика и организация тендеров при необходимости. Для небольших мероприятий до 200 чел. подготовка должна стартовать где-то за 3 месяца, для мероприятий, применимых к «КиевЭкспоПлазе» от 300 до 500 человек - подготовка начинается за 6 месяцев. Такой промежуток времени необходим для брони желаемой даты, привлечения подрядчиков, подписания договоров и проведения предоплат. Не стоит забывать о востребованных датах проведения. Например, для новогодних корпоративов на декабрь 2011 года самые «горячие» даты (16 и 23 декабря) были забронированы еще в середине октября. Если вы сегодня решите провести мероприятия в эти дни, подобрать хорошую локацию будет сложно. После того, когда определена дата и количество человек, нужно правильно поставить задачу и заполнить бриф. В частности, я часто сталкиваюсь с ситуацией, когда заказчик просит сделать просчет мероприятия, не зная бюджета. Если вы работаете с клиентом и пытаетесь быть отчасти посредником, вам необходимо иметь максимум информации от клиента по деньгам, которые он готов потратить. Далее можно преступать к подготовке мероприятия.

- С какими проблемами чаще всего сталкиваются ивент-компании при работе с заказчиками?
- После того, как прописана концепция, заключается договор, ивент-компания получает аванс, который необходим для бронирования локации, артистов, которые более всего востребованы и ключевых подрядчиков. Однако все чаще и чаще на рынке встречаются ивент-компании, которые все более лояльнее относятся к клиентам и клиент, особенно более крупный становится балованным, экономит деньги, и хочет платить по факту проведения мероприятия. Молодые ивенторы соглашаются на пост-оплаты, рискуя своими деньгами и, фактически, меняют рынок, «прогибаясь под клиента». Поэтому важно исповедовать правильные условия. Например, на мероприятие до 200 чел. оплата производится в три этапа: 1) за два месяца до мероприятия заключается договор и за два месяца бронируется локация; 2) за 10 дней до начала мероприятия проходит вторая часть оплаты; 3) по окончанию мероприятия оплачивается 10% «агентской комиссии». Многие звезды применяют такую практику: 50% до мероприятия, остальные - после того, как отработали sound-check.

- От чего зависит успех события?
- Для меня успех мероприятия зависит от трех факторов:

1. Понимания клиента, как строить работу с подрядчиком.
Неумение ставить задачи, некорректное поведение клиента выводит из рабочего ритма не только организатора, но и подрядчиков. Этот фактор переходит на мероприятие и приводит к негативным последствиям.

2. Сроки подготовки мероприятия.
Некоторые клиенты тянут до последнего, потом сообщают ивент-компании о выбранной концепции, однако выясняется что прописанные под эту концепцию звезды и подрядчики уже заняты.

3. Бюджет.
Чем больше бюджет, тем легче работать. Например, подрядчик, который сумеет правильно распорядиться бюджетом - и сам заработает, и сделает мероприятие на высоком уровне. Поэтому западные компании предпочитают отдавать весь бюджет ивент-агентству, и, соответственно спрашивать с ивент-агентства.

Беседовала Евгения Никифорова,
PR-менеджер выставочного центра «КиевЭкспоПлаза»