Статті

Как влияет аудит выставочной статистики на статус выставки

Выставочный бизнес сравнивает выставки не по годам, а полугодиям. Как правило, первое полугодие или сезон «весна» начинается с января и длится до середины июня. Второе полугодие или сезон «осень» начинается с сентября и длится до середины декабря. Остаются так называемые невыставочные периоды, которые традиционно приходятся на лето: июль - август и зиму: середина декабря - середина января.

Есть еще и такое понятие как prime-time или по-другому «высокий сезон - месяцы наиболее высокой бизнес-активности, когда заполнены все павильоны. Осенью это обычно конец сентября - середина ноября, весной: февраль - середина апреля.

На датах проведения выставок также отражается миграция выставки данной тематики по странам. Организаторы, планируя сроки проведения выставки, исследуют не только локальный рынок, но и ближайшие страны Восточной и Западной Европе.

Как правило, выставки сравниваются по определенным критериям, установленным UFI, Всемирной ассоциацией выставочной индустрии. Для того, чтобы наблюдать динамику развития выставки, ее рост и актуальность, необходимо вести аудит который включает в себя следующие позиции: периодичность проведения выставки в год (раз), выставочная площадь нетто (кв.метров), количество отечественных участников (человек), количество иностранных участников (человек), количество посетителей (человек)*. Выставки с международным статусом считают и количество отечественных, и количество иностранных участников.

Аудит выставочной статистики проводится международной организацией, которая одобрена UFI.

Для сравнения объемов выставок, их роста или уменьшения, заполняемости площадей, выставочный центр, в свою очередь, каждые полгода готовит свой статистический отчет, который составляется с учетом следующих позиций:

1. Количество проведенных выставок в год.
2. Количество выставочных дней.
3. Общая площадь брутто умноженная на количество дней проведения выставки, включая монтаж и демонтаж. Здесь важно заметить, что организаторы для своих данных считают площадь нетто, т.е. чистую выставочную площадь, которая продана под застройку стендов, не включая проходы, зоны кафе, гардеробы.
4. Количество участников. Эта цифра делится на зарубежных и отечественных участников. В разделе подсчета зарубежных участников отдельно просчитывается количество стран-участниц и общий процент всех иностранных участников от общего числа экспонентов, а также процент покрываемой ими площади. Эти данные влияют на подтверждения международного статуса выставки, который выдают UFI, Всемирная ассоциация выставочной индустрии. Согласно правил UFI, выставка может получить международный статус, если в ней принимает участие не менее 10 % иностранных компаний от общего количества участников или количество иностранных посетителей составляет не менее 5 % от общего числа посетителей.
5. Количество посетителей. Очень важная цифра, которая показывает общее количество посетителей, которые посетители выставку за весь ее период. Общее количество посетителей считает только 1 посещение в день. Количество визитов одного посетителя несколько раз в день считается отдельно и общей цифре количества посетителей не добавляется. Организатор выставки должен отдельно показывать цифру по количеству отечественных и зарубежных посетителей.
6. Количество деловых мероприятий, проведенных в рамках выставки. Эта цифру важно знать организатором для проведения внутренней статистики или предоставления отчета участников. Деловые мероприятия в рамках выставки повышают ее статус и привлекают посетителей.

Имея прозрачную статистику, современные павильоны и весь перечень необходимых участникам и организаторам услуг, выставочный центр может также получить одобрение UFI и статус о соответствии выставочного центра международным стандартам, что автоматически дает ему доступ к базе данных всех организаторов выставок.

В 2004 году Выставочный центр «КиевЭкспоПлаза» стал первой площадкой, которая получила одобрение UFI в категории «выставочный центр, не организатор выставок».

Международный статус выставочного центра повышает его узнаваемость на рынке, положительно влияет на его репутацию среди участников и организаторов, а также является дополнительным стимулом для организаторов выставок проводить аудит статистических данных выставок и подавать их на одобрение в UFI.

Правила проведения аудита и сбора статистических данных для получения международного статуса выставки, одобренной UFI, можно посмотреть по этой ссылке: Audit rules

Материал подготовлен пресс-службой выставочного центра «КиевЭкспоПлаза».